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LA BDES, OUTIL UNIQUE DE CAPITALISATION DES CONSTELLATIONS DE DONNÉES

By | BDES

LA BDES, OUTIL UNIQUE DE CAPITALISATION DE DONNÉES

Dans le contexte présent, et depuis l’entrée en vigueur de la loi relative à la sécurisation de l’emploi de 2013, les entreprises doivent pouvoir justifier de la mise en place d’une BDES (Base de Données Économiques et Sociales), active et actualisée conformément aux obligations périodiques auxquelles, elles sont éligibles (article R2323-1-2 du code du travail). Cette base de données a pour but premier de créer une véritable mémoire de l’entreprise dans son organisation interne et de garder une trace institutionnelle des échanges réalisés et des stratégies mises en œuvre.

L’article L. 2312-18 du Code du travail définit la BDES comme « l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes que l’employeur met à disposition du Comité Social et Economique (CSE) ». Modifiées au cours des dernières années par de multiples de décrets et circulaires, les nouvelles obligations de mises à disposition de l’information dans la base de données soulignent, pourtant, un certain retard dans la réalisation des bonnes pratiques par les employeurs.

 

En clair, la BDES est un outil que l’employeur a la charge de mettre en place et maintenir à jour pour les représentants du personnel, TOUTES les informations relatives aux grandes orientations économiques et sociales de l’entreprise. La base de données comprend des mentions obligatoires qui varient selon l’effectif de l’entreprise (plus ou moins 300 salariés).

 

QUELLES NOUVEAUTES EN 2019 ?

Alors que de nouvelles modifications sont apportées, notamment par la Loi de Finances Initiale (LFI) de 2019, il est possible d’observer le résultat des premiers efforts fournis par les entreprises afin de se mettre en conformité, dans le respect des échéances prévues par la loi. Ainsi, en tendant vers la réalisation des objectifs mis en place par les critères substantifs de la disposition :

  • L’accessibilité est renforcée, notamment par la mise à disposition en temps réel pour les personnes concernées d’une version digitalisée (obligatoire au-delà de 300 employés), garante de l’utilité générale des informations. En outre, l’employeur est tenu de préciser les modalités d’accès à la BDES. Afin que les élus connaissent la procédure pour accéder le contenu. Le maintien en condition actualisé des informations dans un souci de répondre à l’obligation de partage de l’information et de notification de publication.

 

La LFI 2019 réaffirme les objectifs de la mise en place d’une base de données économiques et sociales, à savoir :

  • Supprimer tout écart de rémunération entre hommes et femmes. Grâce à l’obligation de publication des résultats de l’entreprise sur le sujet. Les représentants du personnel disposent dorénavant d’un droit de regard sur les résultats de l’entreprise, en faveur de l’égalité de rémunération. La LFI accord, les plus petites structures (moins de 250 salariés) accordent un délai exceptionnel d’un an supplémentaire, alors que les entreprises d’au moins 1000 salariés ont dû se mettre en conformité depuis le 1er Mars 2019.
  • Partager et informer sur la situation de l’entreprise. La BDES, permet le partage des indicateurs de performance et le niveau de résultat constaté chaque année. Cela afin de fournir aux partenaires sociaux des indications sur l’orientation stratégique, la situation économique ou encore la politique sociale de l’entreprise.
  • Accès à la formation accrue: « Toutes précisions utiles à la compréhension des éléments » Sous couverts d’une formule très étendue, les informations nécessaires à la compréhension et la prise de décision doivent être intégrés dans la BDES, afin d’apporter, au besoin, des éclaircissements de toute nature. En l’espèce, il peut s’agir de la méthodologie appliquée au calcul des indicateurs, ou à l’inverse, les explications des raisons de l’absence d’un indicateur, les axes d’améliorations… Aussi, depuis le 1er janvier 2019, le plan formation est intégré dans les orientations stratégiques et doit proposer un plan de développement des compétences.
  • Responsabilisation des acteurs: Cette loi donne elle-même, dans un cadre qu’elle fixe, la possibilité de négocier un accord de branche ou un accord d’entreprise venant préciser les règles à suivre sur la mise en place, le contenu et le fonctionnement de la BDES au profit des membres du CSE. En s’appuyant sur la réalité des pratiques et l’inscription dans la loi des possibilités d’aménagement par négociation de la BDES illustre la volonté de responsabiliser les partis prenants, sous couvert d’un autre principe de droit commun : « Les règles spéciales dérogent aux règles générales ». Ainsi, la volonté des parties prévaut au cadre général pour tenir compte de certaines spécificités de chaque corps de métier. Et celles négociées dans l’entreprise primant sur celles négociées dans la branche. Mais cela n’exonère pas pour autant les entreprises à ne pas fournir le tronc commun d’informations obligatoires à inclure dans la Base de Données Économiques et Sociale.

 

BILAN À COURT TERME DE LA MESURE : IMPLÉMENTER FACILEMENT ET À MOINDRE COÛT UNE BDES ?

Aujourd’hui, il est difficile d’établir précisément le nombre d’entreprises qui n’ont pas encore mis en place de cette base. Toutefois, il est encourageant de voir, notamment grâce à la mise en place de la BDES, que les premiers résultats révèlent une amélioration de la collaboration entre les représentants du personnel et les entreprises et facilitent la communication sur les mesures prises en faveur de l’égalité et l’évolution entre les salariés.

Si vous êtes concernés par la BDES, VEDALIS vous propose une solution vous permettant de répondre aux exigences de la loi tout en étant simple d’utilisation, sécurisée et économique. En savoir plus.

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Ordonnances Macron : Une souplesse apportée à la BDES

By | BDES

Nouveauté dans le dialogue social

Dans un arrêt du 28 mars 2018, la Cour de cassation considère qu’en l’absence d’une BDES, le délai de consultation du CE sur les orientations stratégiques ne court pas (arrêt n°17-13.081). Cet arrêt prouve une nouvelle fois la dimension capitale de la BDES dans le dialogue social et conforte la création du CSE (Comité Social et Économique).

BDES ordonnances Macron

Une organisation plus souple

Le 22 septembre 2017, les ordonnances Macron, en plus d’instaurer le CSE, ont apporté des évolutions à la BDES en donnant une souplesse dans son déploiement et son évolution. Il est à présent possible, par un accord d’entreprise majoritaire dans les entreprises de moins de 300 salariés, de faire évoluer l’architecture, le contenu et le fonctionnement de la BDES, selon le Code du travail, art. L.2312-21A noter : cet accord concerne également les instances en place actuellement (CHSCT ou CE).

La seule “contrainte” imposée est de garder le caractère pratique et efficace de la BDES pour les représentants du personnel. Autre souplesse apportée et devant être adoptée par accord : la suppression possible des liens de deux entités opérationnelles au sein d’un même groupe, à savoir les transferts commerciaux et la sous-traitance.

Par ailleurs, les ordonnances Macron offrent aux organisations la possibilité de déployer une BDES comme support unique qui regrouperait toutes les informations destinées au CSE.

> L’article R.2312-7 du 29 décembre 2017 précise, à défaut d’accord, le contenu supplétif dans un tableau.

Pour les entreprises de plus de 300 salariés

la BDES uniquement en format numérique

Le décret du 29 décembre 2017 stipule que, sans accord collectif dans les entreprises de plus de 300 salariés, la BDES doit uniquement être proposée en version numérique aux personnes concernées. Sont concernés les délégués syndicaux, les membres de la délégation du personnel du comité social et économique central d’entreprise et les membres de la délégation du personnel du CSE.

Si les entreprises de plus de 300 salariés possèdent une BDES sous format papier, elles devront obligatoirement migrer vers une solution numérique avant la mise en place du CSE, avant le 1er janvier 2020.

Pour les entreprises de moins de 300 salariés, elles ont le choix entre un format papier ou numérique.

Pour rappel, les effectifs sont calculés au niveau global de l’entreprise dans le cas d’établissements multiples. Une seule BDES peut comprendre dans ce cas l’ensemble des données de l’entreprise. Par ailleurs, il n’est pas obligatoire de déployer une unique BDES pour les groupes d’entreprises. En revanche, si une « BDES Groupe»  est déployée, chaque entreprise de ce groupe doit posséder sa propre solution.

Implémenter facilement et à moindre coût votre BDES

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Dans un arrêt du 28 mars 2018, la Cour de cassation considère qu’en l’absence d’une BDES, le délai de consultation du CE sur les orientations stratégiques ne court pas (arrêt n°17-13.081). Cet arrêt prouve une nouvelle fois la dimension capitale de la BDES dans le dialogue social au sein des organisations.

BDES et délai de consultation du CE

Dans le cadre de ses missions consultatives, le comité d’entreprise (CE) bénéficie d’un délai pour soumettre des avis et proposer des voeux. Ce délai est fixé par la loi mais peut également faire l’objet d’un accord au sein des entreprises. Si les documents communiqués par la direction manquent d’éléments ou sont incomplets, les élus du CE peuvent solliciter le tribunal de grande instance.  En revanche, si l’accord ou la loi prévoient la publication de documents, seule la date de mise à disposition statue sur le délai de consultation. C’est notamment le cas pour la BDES (Base de Données Economiques et Sociales), qui porte sur les orientations stratégiques des entreprises. Pour rappel, la BDES est une plateforme mise à jour périodiquement qui offre aux représentants du personnel un accès rapide aux informations sociales et financières.

A noter, dans le cas de projet de réorganisation et à condition que les informations aient été transmises préalablement, le délai de consultation du CE peut être étendu.

Les situations pouvant être rencontrées

1

L’employeur a communiqué des documents au contenu insuffisant ou au contenu incomplet. Si le comité s’estime mal informé et n’ai pas en mesure de réaliser ses missions, il peut saisir les juges et préciser les éléments manquants (article L 2323-4 de l’ancien code du travail en respectant les délais qui y sont fixés).
2

L'employeur n’a pas transmis l’ensemble des documents.Le comité peut et doit saisir le juge. Dans ce cas, le délai préfix ne court pas.
3

Si l’employeur n’a pas répondu à ses obligations à la suite d’une erreur, la résolution est conduite par le dialogue ou alors arbitrée par un juge. Attention : la transmission des documents est expressément indiquée par la loi. Un non-respect de la loi est donc plutôt assujetti à une méconnaissance par l’employeur de ses obligations.

Un principe repris par le CSE

Les ordonnances Macron du 22 septembre 2017 puis le décret 2017-1819 du 29 décembre 2017, en plus d’instaurer le CSE, ont apporté des évolutions à la BDES en donnant une souplesse dans son déploiement et son évolution. Ces textes ont par ailleurs repris l’arrêt qui régit le CE. Ainsi pour le CSE, le délai de consultation court dès la diffusion par l’employeur des documents stratégiques dans les bases de données (dans le cas des consultations sans délai légal spécifique). Par ailleurs, ce schéma d’organisation est tout à fait envisageable pour les autres consultations du CSE (comme la politique sociale, la situation financière et économique…).

Urgence de déployer une solution et se projeter sur 3 ans

Si aucune solution n’est déployée, les employeurs peuvent se voir accuser d’un délit d’entrave et être passibles d’une amende de 7500€.

Les informations dans les BDES doivent être sur 6 ans : les deux années d’exercices précédents, l’année en cours et des projections sur les 3 prochaines années d’exercice. Aussi, les BDES doivent être complétées depuis le 1er janvier 2017 et reprendre les informations des deux années d’exercices précédents, soit 2017, 2016 au moins. Pour des données BDES de l’année 2018, les perspectives doivent porter sur les trois prochaines années d’exercice, soit 2019, 2020 et 2021.

Le déploiement de la BDES

L’Administration du travail recommande largement une concertation entre les représentants du personnel et les employeurs. Ainsi, l’adhésion du plus grand nombre de personnes, la pertinence du contenu et l’efficacité des échanges doivent être développés par des collaborations réciproques et des suggestions émises par les représentants du personnel.

Dans la même dimension, les ordonnances Macron du 22 septembre 2017 dynamisent ces collaborations. A présent, un accord d’entreprise signé par les syndicats ou un accord majoritaire entre membres du CSE peut offrir la possibilité de définir le fonctionnement et les modalités de la BDES mais aussi son contenu et architecture.

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Si vous êtes concernés par la BDES, VEDALIS vous propose une solution vous permettant de répondre aux exigences de la loi tout en étant simple d’utilisation, sécurisée et économique.

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BDES ET RGPD : gestion des données personnelles

By | BDES

Le Règlement Européen Général sur la protection des données (RGPD) est entré en application le 25 Mai 2018. Il s’applique à l’ensemble des organismes dans le monde qui fournissent des biens à des citoyens européens, ainsi que ceux qui enregistrent, hébergent et manipulent des données personnelles de résidents européens.

BDES gestion des données personnelles

RGPD et BDES : sécuriser les accès et établir des registres de traitement

Toutes entreprises de plus de 50 salariés doivent obligatoirement déployer une Base de Données Economiques et Sociales (BDES) sous peine de sanctions. Destinée à améliorer l’information sur les orientations stratégiques des entreprises, elle permet également de développer le dialogue social avec le Comité Social et Economique (CSE), dont les modalités sont inscrites dans le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017. Au-delà de ces aspects, les départements des Ressources Humaines peuvent en saisir l’opportunité pour simplifier la gestion des informations par un meilleur archivage, une meilleure exploitation et une meilleure traçabilité.

Aussi, il est possible que des données personnelles puissent figurer dans le contenu de la BDES. Ces données peuvent directement ou indirectement identifier des personnes. Au regard du RGPD, il est à présent obligatoire d’établir un registre de traitement à chaque collecte de données. A noter, depuis son entrée en vigueur, le RGP a supprimé les précédentes déclarations de la CNIL.

Avec ce nouveau règlement, la sécurité de la BDES est d’autant plus mise en évidence. La gestion des droits d’accès et la traçabilité doivent être primordiales. La base ne doit en effet pas être accessible facilement et si possible, être déployée sous forme digitale pour faciliter le paramétrage des droits.

Par ailleurs, les données personnelles, comme définies par le RGPD, concernent également les comptes d’accès à la base BDES pour les membres. Ces données devront aussi être mentionnées dans les registres de traitement et être intégrées dans le pilotage de gestion des risques.

Créez facilement votre BDES avec la solution AKHIES

VEDALIS vous accompagne dans le déploiement de votre BDES et vous propose sa solution AKHIES, conforme au RGPD. Notre plateforme SaaS, avec une gestion des accès, vous permet :

D’implémenter facilement et à moindre coût votre BDES : un espace partagé et sécurisé pour la publication et la consultation des données au sein de votre entreprise

De maîtriser la gestion des informations et d’optimiser le temps consacré aux tâches de communication

De faciliter les échanges entre partenaires sociaux

> Pour aller plus loin, venez découvrir notre site internet  : www.vedalis.com

Logiciel RGPD

Knowllencenotre partenaire et filiale du Groupe BASSETTI vous accompagne pour répondre aux enjeux du cadre légal RGPD. Simple à utiliser, le logiciel RGPD de Knowllence intègre une arborescence, des tableaux et du contenu pour faciliter et gérer votre mise en conformité.

Pour aller plus loin, visitez le site internet de Knowllence : www.knowllence.com

VEDALIS et le RGPD

Conforme au RGPD, VEDALIS est tenue à une stricte clause de confidentialité et nous sommes très vigilants sur la sécurité informatique. Nos activités ont toujours été régies par une politique de protection et de sécurisation des données et nous continuerons à renforcer notre sécurité et celle de nos clients.

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BDES : Rappel sur les évolutions de 2018

By | BDES

Le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017  précise les modalités de fonctionnement du nouveau CSE (Comité Social et Economique), issu de la fusion des instances des délégués du personnel, du comité d’entreprise et du Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail. Par ailleurs, depuis le 1er janvier 2018, l’architecture, le contenu et le fonctionnement de la BDES peuvent, dans les entreprises de moins de 300 salariés, être fixés par un accord d’entreprise majoritaire, ou en l’absence de délégué syndical, à un accord entre l’employeur et le CSE, adopté à la majorité des membres titulaires, ou à défaut un accord de branche.

BDES_2018_informations
Qui est concerné ? Gestion des entreprises à plusieurs établissements ? Gestion des groupes d’entreprises ?

Une Base de Données Economiques et Sociales (BDES) doit obligatoirement être déployée dans les entreprises de plus de 50 salariés.

Pour rappel, les effectifs sont calculés au niveau global de l’entreprise dans le cas d’établissements multiples. Une seule BDES peut comprendre dans ce cas l’ensemble des données de l’entreprise.

Par ailleurs, il n’est pas obligatoire de déployer une unique BDES pour les groupes d’entreprises. En revanche, si une « BDES Groupe » est déployée, chaque entreprise de ce groupe doit posséder sa propre solution.

> Pour information, sans accord d’entreprise, les membres de la délégation du personnel et les délégués syndicaux doivent pouvoir accéder à la BDES à tout moment.

Une opportunité pour simplifier la gestion et la transmission des informations sociales, économiques et financières

Entreprise

  • Assurer la sécurité et confidentialité
  • Bénéficier du meilleur de l’internet professionnel

Admnistrateur

  • Mettre facilement à disposition tous types de contenus
  • Garantir la bonne diffusion de l’information
  • Collaborer à la préparation des documents

CSE

  • Trouver rapidement les informations
  • Commenter les documents

La BDES est destinée à améliorer l’information sur les orientations stratégiques des entreprises tout en développant le dialogue social avec le Comité Social et Economique (CSE). Au-delà de ces aspects, les départements des Ressources Humaines peuvent en saisir l’opportunité pour simplifier la gestion des informations par un meilleur archivage, une meilleure exploitation et une meilleure traçabilité.

Cette plateforme est mise à jour périodiquement et offre aux représentants du personnel un accès rapide aux informations sociales et financières. Il convient par ailleurs de publier les prévisions telles envisagées en chiffres, grandes tendances, ou plans d’actions par exemple.

La BDES ou Base de Données Unique (BDU) doit comporter à minima les informations suivantes :

  • L’investissement social, matériel et immatériel ;
  • Les indicateurs relatifs à l’égalité professionnelle ;
  • Les fonds propres ;
  • L’endettement ;
  • Les activités sociales et culturelles ;
  • L’ensemble des éléments de la rémunération des salariés, des dirigeants et des financeurs ainsi que les flux financiers de l’entreprise.

La BDES est un support de préparation à la consultation annuelle du CE sur les orientations stratégiques de l’entreprise et leurs conséquences sur l’activité, l’emploi, l’évolution des métiers, l’organisation du travail, l’intérim, à des contrats temporaires et à des stages.

Urgence de déployer une solution et se projeter sur 3 ans

Si aucune solution n’est déployée, les employeurs peuvent se voir accuser d’un délit d’entrave et être passibles d’une amende de 7500€.

Les informations dans les BDES doivent être sur 6 ans : les deux années d’exercices précédentes, l’année en cours et des projections sur les 3 prochaines années d’exercice.

Aussi, les BDES doivent être complétées depuis le 1er janvier 2017 et reprendre les informations des trois années d’exercices précédentes, soit 2017, 2016 et 2015. Pour des données BDES de l’année 2018, les perspectives doivent porter sur les deux prochaines années d’exercice, soit 2019, 2020 et 2021.

Le déploiement de la BDES

L’Administration du travail recommande largement une concertation entre les représentants du personnel et les employeurs. Ainsi, l’adhésion du plus grand nombre de personnes, la pertinence du contenu et l’efficacité des échanges doivent être développés par des collaborations réciproques et des suggestions émises par les représentants du personnel.

Dans la même dimension, les ordonnances Macron du 22 septembre 2017 dynamisent ces collaborations. A présent, un accord d’entreprise signé par les syndicats ou un accord majoritaire entre membres du CSE peut offrir la possibilité de définir le fonctionnement et les modalités de la BDES mais aussi son contenu et architecture.

Une bonne gestion du déploiement de votre BDES doit conforter la pérennité de ce système et garantir sa bonne utilisation. Dans un premier temps, vous devez cartographier les données à communiquer de façon récurrente au CSE, avec un maximum de détails. A l’étape du diagnostic, un regard sur la nécessité et la conformité de vos actions doit mettre en lumière la pertinence de vos choix et des coûts engendrés par ce nouveau système. Puisque chaque entreprise est unique dans sa gouvernance et son fonctionnement, la configuration vous offre une définition des règles de gestion et d’alimentation en contenu. Enfin, le déploiement implique une analyse sur les choix de conduite de changement et d’accompagnement des utilisateurs pour créer une adhésion commune au système.

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Architecture, contenu et fonctionnement de la BDES

BDES : Ce qui change en 2018

By | BDES
Architecture, contenu et fonctionnement de la BDES
Bases de Données Economiques et Sociales : Actualités 2018
Le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique précise les modalités de fonctionnement du CSE (Comité Social et Economique), issu de la fusion des trois instances :
  • Délégués du personnel,
  • Comité d’entreprise,
  • Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail.
La base de données économiques et sociales  (BDES) ou base de données unique (BDU) rassemble les informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes du comité social et économique (CSE).
Elle doit comporter à minima les informations suivantes :
  • l’investissement social, matériel et immatériel ;
  • les indicateurs relatifs à l’égalité professionnelle ;
  • les fonds propres ;
  • l’endettement ;
  • les activités sociales et culturelles ;
  • l’ensemble des éléments de la rémunération des salariés, des dirigeants et des financeurs ainsi que les flux financiers de l’entreprise.
Depuis le 1er janvier 2018, l’architecture, le contenu et le fonctionnement de la BDES peuvent, dans les entreprises de moins de 300 salariés, être fixés par un accord d’entreprise majoritaire, ou en l’absence de délégué syndical un accord entre l’employeur et le CSE adopté à la majorité des membres titulaires, ou à défaut un accord de branche.
Rappelons que la Base de Données Économiques et Sociales est obligatoire pour les entreprises de plus de 50 salariés.
Votre entreprise est concernée par la BDES ?

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