Dans son article publié sur KMWOrld.com, Kelly KOELLIKER identifie les avantages de plateformes collaboratives au sein des organisations. Vedalis vous propose de revenir sur ces composantes fonctionnelles, typiquement retranscrites au travers de notre solution RoK’IT.
Le Knowledge Management à l'ère des réseaux sociaux
La popularité croissante des communautés en ligne, des réseaux sociaux et des contenus organisés interroge les organisations sur l’évolution de la gestion formelle des connaissances, dans leurs plans de développement. Si les contenus et médias sociaux ont procuré une forte valeur ajoutée dans l’environnement global du support client, la gestion formelle des connaissances reste néanmoins essentielle en procurant des avantages dépassant le cadre des contenus informels.Des auteurs établis et de confiance
L'exactitude des informations, leur traçabilité et la fiabilité des sources sont des éléments de distinction entre des connaissances formelles et du contenu social informel. aussi, même s'il n'y a pas de manque vis à vis d'un sujet en ligne, la qualité des réponses peut-être très disparate. Un contenu de bases de connaissances conçu par les experts crée naturellement une confiance chez les clients et un esprit de tranquillité vis à vis des réponses apportées à leurs questions.Un examen de la pertinence et l'exactitude des données
La course à la simplification de mise en ligne de contenus a, dans certains cas, sacrifié l'exactitude des informations pour la rapidité. Au contraire, les articles des bases de connaissances peuvent être publiés puis partagés dans un processus de workflow contrôlé par des profils d'experts. De ce fait, les articles sont, avant diffusion, rédigés vers ces experts dédiés qui vérifient l'exactitude des informations.Une structure commune des informations pour simplifier la lisibilité
L'effet de masse des contenus sociaux ne favorisent pas le déploiement de processus formels dans la structure même du contenus. Au-delà de la taille d'article non adaptée, l'orthographe, la grammaire ou la lisibilité peuvent être mises à mal. Sur une base de connaissance, le contenu se veut court, homogène sur la forme et limité à un seul sujet (fil conducteur contrôlé)."Taguer" le contenu pour simplifier les recherches
Un contenu n'est utile que s'il est trouvable au moment souhaité. Un système de balisage des articles simplifie la recherche des utilisateurs et cible la problématique souhaitée? Les recherches peuvent être menées sur un produit, sur un type de problème, sur des catégories / thèmes.Améliorer l'expérience pour l'analyse du contexte
L'accès aux informations n'a jamais été aussi facile et rapide. Mais face à cet océan de données, il est parfois difficile d'en extraire des éléments ciblés sur nos besoins, de surcroît si les recherches se concentrent sur peu de mots. Un système avancé de gestion des données peut combiner les recherches avec le contexte des utilisateurs (les produits détenus, leur localisation...) en vue de créer des filtres automatiques.Une intégration simplifiée du contenu dans la navigation
L'accès au contenu en ligne ne s'inscrit pas toujours dans un processus transparent. Ainsi, une gestion intégrée des connaissances met en valeur les article auprès des utilisateurs en fonction de leurs contextes et celui de la requête. Cela se traduit par un gain de temps dans le traitement des informations et rend l'interaction plus efficace.Des modèles construits pour un usage optimisé
Les systèmes de gestion des connaissances intègrent des modèles (templates) conçus dans un but précis. Ils proposent des alertes, des FAQ et templates de base mais également des contenus plus complexes tels arbres de décisions. Par ailleurs, ces arbres de décisions offrent une expérience interactive auprès des utilisateurs qui peuvent parcourir des arborescences de questions / réponses afin de déduire un chemin de résolution. Ce type de contenu n’est, par exemple, pas possible pour du contenu statique de type médias sociaux.Une structure commune des informations pour simplifier la lisibilité
L'effet de masse des contenus sociaux ne favorisent pas le déploiement de processus formels dans la structure même du contenus. Au-delà de la taille d'article non adaptée, l'orthographe, la grammaire ou la lisibilité peuvent être mises à mal. Sur une base de connaissance, le contenu se veut court, homogène sur la forme et limité à un seul sujet (fil conducteur contrôlé).Une gestion des recherches
A la différence des moteurs de recherche, les bases de connaissances s’orientent sur des algorithmes intégrant la résolution de problématiques. Une gestion par pondération propose alors les informations nécessaires. Pour des requêtes plus générales, l’algorithme peut mettre en évidence des questions de clarifications pouvant aider l’utilisateur vers une résolution spécifique.Une sécurité renforcée
En proposant une maîtrise de la diffusion des informations auprès des utilisateurs, les bases de connaissances offrent des mécanismes de sécurité supérieurs aux contenus sociaux informels. Il est ainsi possible de créer des contenus limités à un public spécifique, voire même de restreindre certaines sections au sein d’un article en fonction des besoins.Une maintenance simplifiée
Le savoir est en perpétuelle évolution. En développant un système formel de gestion des connaissances, chaque organisation peut développer de forts retours en gain de temps, par exemple, à partir de contenu réutilisable.D’un autre côté, des outils d’analyses et de « workflow » permettent aux administrateurs d’évaluer les connaissances manquantes au sein de leurs équipes. Ces mêmes outils permettent également un suivi du capital immatériel pour le garder à la pointe des actualités et évolutions sociétales. Enfin, à l’heure des médias sociaux dans chacune de nos activités, la gestion des connaissances est pérenne et d’autant plus renforcée. Les contenus formels et informels doivent d’autant se croiser pour créer mutuellement une valeur ajoutée plus forte, qu’elle soit auprès des collaborateurs de l’organisation que de ses clients.
VEDALIS propose des solutions pour une stratégie de Social Knowledge Management
Pour aller plus loin, La solution Rok’IT de Vedalis répond à ces composantes fonctionnelles précédentes. En identifiant et pérennisant les savoirs et savoir-faire des organisations, notre système aide les organisations à structurer, capitaliser et piloter les connaissances et les informations qui circulent au sein de leurs équipes.
